Podcast "Comment manager à distance ?"

Vous avez sonné à la bonne porte, bienvenue chez GERME avec le podcast “La graine inspirante” ! Pour la séance du jour, on rencontre  à Toulouse Christophe Cabanne, animateur et intervenant GERME pour échanger sur le  management à distance.

On plante le décor. Biarritz, 2021. Un séminaire sur la qualité de vie au travail dans un grand groupe, 60 salariés conviés. Depuis quelques jours les risques liés au COVID réapparaissent et un repli immédiat est organisé : séminaire à distance ! La session est alors repensée en mode visioconférence. Comment alors animer les réunions à distance ? Comment manager avec cette organisation du travail forcée ? Le confinement dû au COVID 19 est passé par là… En 2 ans, les entreprises françaises ont développé une pratique et une agilité – souvent forcée – du management à distance.

Le management à distance c’est quoi ?

On mélange souvent télétravail ou travail à distance avec les réunions à distance qui prennent beaucoup de place. Le management à distance va au-delà et commence quand la distance entre moi et mes équipes empêche de partager le même vécu, la même réalité de lieu. C'est par exemple manager 10000 personnes au sein d’un groupe aéronautique à Toulouse et sa périphérie avec plusieurs sites – pas très loin mais pas dans la même unité de lieu. La distance commence dès deux bâtiments de la même entreprise séparés, voire même avec des équipes situées sur différents étages du bureau (surtout si on ne rend pas visite à ses équipes chaque jour), et peut aller jusqu’à l’éloignement géographique sur des milliers ou dizaines de milliers de kilomètres.

A-t-on mis la confiance en marche forcée lors de la pandémie du covid et le télétravail imposé ?

Lors de la pandémie, enseignants comme managers et comme tout travailleur en France et à l’étranger ont dû réinventer leur façon de travailler. Pour les managers cela passe par comment manager et animer leurs équipes en distanciel. A cette occasion, l’équilibre pro/perso, comme la frontière de l’intimité ont été revisités. Beaucoup ont découvert la maison des collaborateurs en visio, ont pu apercevoir parfois des membres de la famille. Une plongée dans ce qui pouvait être intime !

“Dans le management à distance en période covid, la frontière de l’intimité a été bousculée” Christophe Cabanne

Avant la pandémie, la France résistait et avait du retard dans l’application du télétravail. Il y a donc eu un moment d’adaptation et d’observation au moment du confinement.  Côté manager, il y avait cette corrélation culturelle “plus tu as de responsabilité, plus tu dois travailler tard”, une société où le manager “doit montrer” ce temps de travail supplémentaire. Et côté équipe, des managers ont pu se poser la question “est-ce que mes salariés travaillent vraiment ?”.

Quand on a une personnalité contrôlante en tant que manager, comment manager à distance ?

“Lors du covid, on a mis la distance avant de s’assurer qu’il y avait la confiance”.

Pour la fonction commerciale, le travail à distance est habituel et aisé. Il est souvent facile de regarder les résultats chiffrés atteints pour se dire que le travail assidu est réalisé comme en présentiel.

Pour d’autres fonctions où il est difficile de mettre des indicateurs, des managers peuvent se questionner sur le niveau de travail effectif et donc peuvent facilement tomber dans un style contrôlant ». Cela n’est pourtant pas recommandé en termes d’efficacité, de motivation…

Historiquement, les managers ont été des experts ou les meilleurs de leur domaine (même si cela est moins vrai). Mais ils ne sont pas tous forcément les meilleurs managers ou les plus pédagogues. Ils ont une bonne vision de ce qu’il faut faire opérationnellement. C’est une forme de management du "quoi".

"Le management du “quoi” ne suffit pas à faire du management à distance."

Si l’action n’a pas été planifiée et anticipée (dans les secteurs pour lesquels c’est possible), si la manière de communiquer et de se réunir n’a pas été pensée en amont, si les règles ne sont pas posées à l’avance, le travail à distance se trouve dégradé. Le manager ne doit plus être dans l’action immédiate mais bel et bien dansla planification. Il ne doit plus être sur le quoi mais bel et bien sur le comment (et le quand).

Quelles questions se poser pour améliorer son management à distance ?

Manager à distance c’est conjuguer tous les “comment” :

• comment je vais animer les réunions d’équipe ?
• comment peut-on anticiper ensemble les points de blocage ?
• comment se cale-t-on pour être sur le même planning ?
• comment déterminer les moyens de communication ensemble (mail, téléphone…) ?
• comment se joindre et déterminer jusqu’à quelle heure je suis joignable en tant que manager ?

Il est utile de se questionner sur le sens et les avantages de ce management à distance, car si je le vis comme une contrainte, je risque en tant que manager de bloquer la motivation et l’énergie de l’équipe.

Un exemple de manager qui a pris conscience et accepté de changer pour repenser l’organisation du travail à distance ?

En temps de pandémie, une dirigeante d’une entreprise de 100 personnes a essayé de faire les mêmes réunions de 3h mensuelle comme l’avant-covid. Elle a réalisé que 3h en visio n'étaient pas vécu pareil qu’en présentiel, la concentration diffère. Elle a alors co-construit avec son équipe le format de la réunion, les attentes. Cela a donné des formats plus courts, plus rythmés.

Comment maintenir la concentration des équipes en visio ?

Dans mes formations, j’aime bien poser des questions aux collaborateurs en mode sondage à des temps différents de la réunion:

• La 1ère : “qui a laissé ses mails et son portable ouvert ?”
• La 2e “avez-vous été interpellé par des appels, des sms, des mails”
• La 3e “qui depuis le début avez-vous fait autre chose que participer à la réunion”. Et près de 40% répondent oui !

Il y a moins de capacité à assimiler des informations par fatigue ou distraction, d’où l’intérêt de faire des réunions courtes ! Si possible maximum 1 heure. Il faut aussi travailler au rythme et à la gestion de l’énergie au sein de la réunion.

Des conseils pour bien gérer son temps de travail ?

• Terminer : s’astreindre à finir une tâche commencée
• Planifier : par exemple en réfléchissant la veille à l’intention du lendemain
• Synchroniser : encore davantage pour le management à l’étranger avec des collaborateurs aux fuseaux horaires différents

Des conseils pour bien gérer l’énergie et le bien-être de son équipe à distance ?

En temps de pandémie, on ne pouvait plus “prendre la température” du moral de l’équipe à la machine à café et voir les visages des collaborateurs en présentiel dans les couloirs. Beaucoup de managers témoignent d’avoir découvert que certaines de leurs équipes ont été malades ou ont eu des décès dans la famille a posteriori, sans en avoir été informé.

L’idéal est d’avoir un contact direct : par exemple prendre son téléphone pour prendre des nouvelles d’un collaborateur qu’on n’a pas eu en distanciel ni en présentiel depuis un moment. Mais comment faire quand le contact direct ne fonctionne pas ou ne peut se faire ?

On peut alors essayer d’être attentif aux signaux faibles lors des visio (les expression, le langage négatif, le silence d’untel…) sans surinterpréter car la distance ne facilite pas la perception. Le tout est de ne pas s’enfermer dans l’illusion de penser que parce qu’on est collectivement en télétravail, on vit tous la même réalité : certains collaborateurs télétravaillent à 5 dans une même pièce et d’autres non par exemple.

Merci à Christophe pour son partage et son approche bienveillante. Restez à l’écoute, d’autres épisodes du management arrivent dans le podcast La graine inspirante de GERME ! :)